NAV Online Számla egyeztetés: hogyan derül ki, ha hiányzik egy számla

Egy hiányzó bejövő számla ritkán okoz gondot azon a napon, amikor kiállítják. Akkor derül ki, amikor az áfabevallás készül, és a könyvelő keresni kezdi a PDF-et, amelyet senki nem továbbított, vagy amikor egy összeg nem egyezik azzal, amit a partner a NAV-nak bejelentett. A NAV Online Számla rendszere ebben segít: a belföldi számlák adatai ott vannak, és a vevő is lekérdezheti őket. Ez a cikk azt mutatja meg, mit lát a NAV a számláiról, hogyan lehet ezt összevetni a ténylegesen beérkezett iratokkal, és mi okozza a leggyakoribb eltéréseket.

Mit tud a NAV a számláiról

A számlaadat-szolgáltatás kötelezettségét az áfatörvény írja elő (2007. évi CXXVII. törvény, 10. melléklet). A kötelezettség 2018. július 1-jén indult, akkor még csak a legalább 100 000 forint áthárított adót tartalmazó számlákra. 2020. július 1-jétől a belföldi adóalanynak kiállított minden számla adatát be kell jelenteni, összeghatártól függetlenül, 2021. január 4-től pedig a magánszemélynek és a külföldi adóalanynak kiállított számlákét is.

A bejelentés határideje a kiállítás módjától függ:

• Számlázó programmal kiállított számla adatait a kiállításkor azonnal, XML-formátumban kell elküldeni (23/2014. NGM rendelet 13/A. §). Ha a NAV rendszere vagy a kiállító oldala nem működik, a hiba elhárítása után 24 órán belül kell pótolni.
• Kézzel, nyomtatványon kiállított számlánál, ha az áthárított adó legalább 500 000 forint, a kiállítást követő naptári napig, egyébként négy naptári napon belül kell az adatokat rögzíteni (Áfa tv. 10. melléklet 3. pont).

Az egyszerűsített számla, a gyűjtőszámla, a módosító és az érvénytelenítő számla is bejelentendő, ezért ezeknek is meg kell jelenniük a NAV-ban. Nem kerülnek viszont az Online Számla rendszerbe a pénztárgéppel kiállított számlák, a nyugták (ezeknek külön adatszolgáltatásuk van), és azok a számlák sem, amelyeket külföldi, Magyarországon nem nyilvántartott szállító állított ki.

Hogyan látja a vevő a neki kiállított számlákat

A NAV Online Számla felületén a vevő a „Számlák” menüben, a „Bejövő számlák” között keresheti meg a neki kiállított számlákat. A felületet az elsődleges felhasználó és a „Számlák lekérdezése” jogosultsággal rendelkező másodlagos felhasználó éri el; egy lekérdezés legfeljebb 35 napos időszakot fog át (a NAV felhasználói kézikönyve szerint). Néhány ügyfélnél és havonta egyszer ez kézzel is elvégezhető, egy könyvelőirodában ötven ügyfélnél már alig.

Gépi lekérdezéshez a NAV saját interfészt ad: a queryInvoiceDigest és a queryInvoiceData hívás „bejövő” (INBOUND) irányban a vevő oldali számlákat adja vissza. Ehhez technikai felhasználó kell, amelyet csak a cég elsődleges felhasználója hozhat létre az Online Számla felületén. A technikai felhasználónak felhasználóneve, jelszava, valamint XML aláírókulcsa és XML cserekulcsa van, jogosultsága pedig lehet „Számlák kezelése”, „Számlák lekérdezése” vagy „Saját számlák lekérdezése”. Egyeztetéshez a lekérdezési jog elég: aki csak egyeztet, annak nem kell számlát beküldenie.

Miért érdemes rendszeresen egyeztetni

Az áfalevonás joga ahhoz kötött, hogy a vevő birtokában legyen a nevére szóló, a teljesítést tanúsító számla (Áfa tv. 127. § (1) a) pont). Ha a számla nincs meg, a levonás nem gyakorolható, akkor sem, ha a NAV-ban látszik az adata. Az áfabevallás M lapján ráadásul, a jogszabályban meghatározott esetekben, számlánként kell feltüntetni a befogadott számlák adatait (többek között az eladó adószámát, a számla sorszámát, az adóalapot és az áthárított adót), így egy elírt adat a bevallásban is eltérést okoz.

Az egyeztetés célja tehát kettős: kiderül, melyik számla nem érkezett meg iratként, és kiderül, melyik beérkezett irat tér el attól, amit a kiállító a NAV-nak bejelentett. Minél közelebb van az ellenőrzés a számla kiállításához, annál könnyebb pótolni a hiányt vagy javíttatni a hibát.

A leggyakoribb eltérések

A NAV-adat és a beérkezett irat közti különbségek nagyobb része néhány visszatérő esetre vezethető vissza:

• Hiányzó irat. A számla a NAV-ban szerepel, de a PDF vagy az e-számla nem érkezett meg: a partner rossz címre küldte, egy munkatárs postafiókjában maradt, vagy csak papíron létezik.
• Eltérő összeg. Elírás, kerekítés, vagy egy devizás számla forintértéke és devizaértéke keveredik. A NAV a számlaadat-szolgáltatás gyakori hibái között maga is említi a forint- és devizaértékek összekeverését.
• Eltérő adószám. A vevő adószáma hibásan szerepel a számlán vagy az adatszolgáltatásban; ilyenkor a számla a NAV-ban nem a vevőnél jelenik meg, ahol várná.
• Számlaszám-eltérés. A PDF-en más formátumban szerepel a sorszám, mint az adatszolgáltatásban, ezért a kettő nem kapcsolódik egymáshoz.
• Módosító és érvénytelenítő számla. Az eredeti számla adata megmarad a NAV-ban, mellé kerül a módosítás; ha az iratok között csak az eredeti vagy csak a módosító van meg, a két oldal nem egyezik.
• Külföldi szállító. A külföldi szállítók számlái nem szerepelnek az Online Számla rendszerben, ezért ezeket külön kell kezelni.
• Nyugta. A nyugta nem számla: az adatai nem az Online Számla rendszerbe kerülnek, így egyeztetni sem lehet velük.

Egyeztetés lépésről lépésre

Ha kézzel egyeztet, egy állandó sorrend sokat segít:

1. Rögzítse az időszakot és az irányt. Bejövő számlák, egy adott hónap; a kimenő számlák egyeztetése külön feladat.
2. Kérdezze le a NAV-adatokat. A webes felületen a 35 napos korlát miatt havonta egy lekérdezés elég; az eredményt táblázatba exportálva könnyebb dolgozni.
3. Gyűjtse össze a beérkezett iratokat ugyanarra az időszakra: a feltöltött PDF-eket, e-számlákat és a postán érkezett számlák szkennelt példányait.
4. Párosítson a partner adószáma és a számlaszám alapján. A név nem megbízható kulcs, mert ugyanaz a cég többféle írásmóddal szerepelhet.
5. Vesse össze az összegeket (nettó, ÁFA, bruttó) és a pénznemet, valamint a kelt és a teljesítés dátumát.
6. Kapcsolja össze a módosító és érvénytelenítő számlákat az eredetivel, és csak a láncot együtt értékelje.
7. Jelölje a hiányzókat, és kérje be őket a partnertől vagy az ügyféltől, határidővel.
8. Kezelje külön a külföldi szállítókat, mert náluk nincs mivel egyeztetni.

Ezt érdemes legalább minden áfabevallás előtt elvégezni, ügyfélszámtól függően inkább hetente.

Egy példa arra, mit talál egy ilyen kör: a NAV-ban a Napfény Pékség Kft. egyik számlája 124 915 forinttal szerepel, a beérkezett PDF-en 124 951 forint áll. A két szám csak két számjegy cseréjében tér el, szemmel könnyű átsiklani felette, a bevallásban viszont eltérést okoz. Ilyenkor nem az a kérdés, melyik a helyes, hanem az, hogy a kiállító javítsa: módosító számlával vagy az adatszolgáltatás javításával.

A kimenő számlák egyeztetése

Az egyeztetésnek van egy másik iránya is. A kimenő számláknál azt érdemes ellenőrizni, hogy minden kiállított számla adata megérkezett-e a NAV-hoz, és ugyanazzal az összeggel. Számlázó programnál ez többnyire rendben van, de ha egy számlát kézzel, nyomtatványon állítottak ki, az adatait külön kell rögzíteni, és ez könnyen elmarad. Könyvelőirodánál a kimenő oldal azért is fontos, mert az ügyfél bevétele és áfafizetési kötelezettsége ezekből a számlákból áll össze, és egy hiányzó vagy kétszer bejelentett számla ott is eltérést okoz.

Ki végezze, és milyen jogosultsággal

Egy könyvelőirodában az egyeztetés az ügyfél adataival dolgozik, ezért a hozzáférést tudatosan kell megadni. A NAV Online Számla felületén az ügyfél elsődleges felhasználója adhat jogosultságot másodlagos felhasználónak (például a könyvelőnek) vagy hozhat létre technikai felhasználót gépi lekérdezéshez. Egyeztetéshez a „Számlák lekérdezése” jog elegendő; a „Számlák kezelése” jog ennél többet enged, és aki csak ellenőriz, annak nincs rá szüksége. Érdemes ügyfelenként nyilvántartani, kinek milyen jogosultsága van, és az ügyfél távozásakor a hozzáférést visszavonatni.

Egy jó egyeztetés nem a bevallás előtti napon kezdődik: ha a hiány a hónap közepén kiderül, a partnernek is van ideje pótolni.

Mire figyeljen, ha automatizálja

Az egyeztetés gépi része jól automatizálható, a döntés nem. Ha programra bízza, ellenőrizze, hogy csak lekérdezési jogot kér-e (a technikai felhasználónak ehhez nem kell „Számlák kezelése” jog), hogyan tárolja a technikai felhasználó jelszavát és aláírókulcsát, és hogy a párosítás milyen adatok alapján történik. Egy jó eszköz az eltérést mutatja meg, a NAV és az irat értékét egymás mellett, és nem javít ki semmit magától.