Elektronikus számlák megőrzése és archiválása: mire figyeljen egy cég

A legtöbb cég ma e-mailben kapja a számláit, PDF-ben vagy e-számla XML-ben. Sok helyen ezeket kinyomtatják, lefűzik, és az eredeti fájl a postafiókban marad, amíg valaki ki nem takarítja. Ez a gyakorlat két szempontból is kockázatos: az elektronikus számla papíron nem őrizhető meg érvényesen, a postafiók pedig nem archívum. Ez a cikk összefoglalja, mi számít elektronikus számlának, meddig és milyen formában kell megőrizni, és mire figyeljen egy cég, ha a számláit rendben akarja tartani.

Mi számít elektronikus számlának

Az áfatörvény szerint elektronikus számla az, amelyet elektronikus formában bocsátottak ki és fogadtak be (2007. évi CXXVII. törvény, Áfa tv. 259. § 5. pont). Elektronikus számlát a vevő beleegyezésével lehet kibocsátani (Áfa tv. 175. § (3) b) pont).

A NAV tájékoztatása szerint elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben megküldött PDF-számla is. Nem kell hozzá különleges formátum vagy elektronikus aláírás: ha a számla elektronikusan érkezett, és a cég így fogadta be, akkor elektronikus számla, és ennek megfelelően kell megőrizni.

Meddig kell megőrizni

Három szabály szól a megőrzési időről, és a leghosszabb az irányadó:

• Áfa tv. 179. § (1): a számlát legalább addig kell megőrizni, amíg az adó megállapításához való jog el nem évül.
• Art. 202. § (1): az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben a bevallást be kellett nyújtani (2017. évi CL. törvény).
• Számv. tv. 169. § (2): a számviteli bizonylatokat legalább nyolc évig kell olvasható formában megőrizni, a könyvviteli feljegyzések alapján visszakereshetően (2000. évi C. törvény).

A számviteli törvény hatálya alá tartozó cégnek tehát a számlákat legalább nyolc évig kell megőriznie, olvasható és visszakereshető formában.

Milyen formában: elektronikus számla csak elektronikusan

Az áfatörvény egyértelmű: „Elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg.” (Áfa tv. 179. § (2)). Az e-mailben kapott PDF kinyomtatott példánya tehát nem helyettesíti az eredetit. A NAV tájékoztatása szerint ha egy cég az elektronikusan kapott számlát csak papíron őrzi meg, az sérti az áfatörvényt, és mulasztási bírságot vonhat maga után.

Ha a számla XML-formátumban érkezik (vagy egy PDF-be ágyazott XML-lel), az XML-t is meg kell őrizni: a PDF-nézet kényelmes, de a számla adattartalmát az XML hordozza.

Hitelesség, sértetlenség, olvashatóság

Az áfatörvény három követelményt támaszt a számlával szemben a kibocsátásától a megőrzési idő végéig (Áfa tv. 168/A. § (1)):

• a származás hitelessége: biztosítható, hogy a számlát valóban az bocsátotta ki, aki rajta szerepel;
• az adattartalom sértetlensége: a számla tartalma nem változott meg;
• az olvashatóság: a számla a megőrzés teljes ideje alatt olvasható.

Ezt bármely üzleti ellenőrzési eljárás biztosíthatja, amely megbízható kapcsolatot teremt a számla és a mögötte lévő ügylet között (Áfa tv. 168/A. § (2)); más út a minősített elektronikus aláírás vagy az EDI (Áfa tv. 175. § (2)). A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a beérkezett számla és a teljesítés, a megrendelés, a kifizetés összekapcsolható legyen, és a fájl ne változzon.

Az elektronikus archiválás szabályai

A számviteli törvény szerint az elektronikus bizonylatot elektronikus formában, a digitális archiválás szabályai szerint kell megőrizni (Számv. tv. 169. § (5)). Ezeket az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet tartalmazza, amely többek között előírja:

• az elektronikus dokumentumot védeni kell a törlés, a megváltoztatás és az illetéktelen hozzáférés ellen, és a megőrzés teljes ideje alatt olvashatónak kell maradnia (3. §);
• a megőrzés zárt rendszerben is történhet (6. §);
• az elektronikus számla megőrizhető úgy is, hogy a lenyomatát (hash) a NAV-nak szóló számlaadat-szolgáltatással elküldik, és a lenyomatot a fájllal együtt őrzik (7. §). A NAV tájékoztatása is ezt a megoldást írja le a PDF-számlákra.

Egy lenyomat (például SHA-256) a fájl tartalmából számolt rövid érték: ha a fájlban egyetlen bájt is megváltozik, a lenyomat is más lesz. Ezért alkalmas annak bizonyítására, hogy a megőrzött fájl azonos a beérkezettel.

Visszakereshetőség: a számla és a könyvelés kapcsolata

A számviteli törvény nemcsak az olvashatóságot, hanem a visszakereshetőséget is előírja: a bizonylatnak a könyvviteli feljegyzések alapján meg kell találhatónak lennie (Számv. tv. 169. § (2)). A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a főkönyvi tételből el kell jutni a számlához, és a számlából a tételhez. Ehhez elég egy következetes elnevezés vagy egy nyilvántartás, amely a számla sorszámát, a kiállítót és a könyvelési azonosítót összeköti. Egy ellenőrzésnél ez a különbség aközött, hogy a kért számla perceken belül előkerül, vagy napokig keresik.

Kinek a felelőssége: a cégé vagy a könyvelőé?

A számla megőrzése az adózó cég kötelezettsége, akkor is, ha a könyvelését külső könyvelő végzi. A könyvelő a munkájához másolatokat kap, de ettől a cég nem mentesül. Érdemes ezért írásban rögzíteni, hol vannak az eredeti elektronikus számlák (a cégnél, a könyvelőnél vagy egy közös rendszerben), ki fér hozzájuk, és mi történik könyvelőváltáskor. Egy jó megoldásban az átadás nem a fájlok egyenkénti továbbküldését jelenti, hanem egy teljes, ellenőrizhető exportot.

Papírszámlák digitalizálása

A papíron kapott számlát is lehet elektronikusan megőrizni, de egy egyszerű szkennelés ehhez nem elég. A számviteli törvény megengedi, hogy a papíralapú bizonylatot elektronikus másolat váltsa fel (Számv. tv. 169. § (6)), a másolat készítésének feltételeit pedig a 321/2024. (XI. 6.) Korm. rendelet XII. fejezete szabályozza. Eszerint a másolatot záradékkal kell ellátni („Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”), és gazdálkodó szervezetnél minősített (vagy minősített tanúsítványon alapuló fokozott biztonságú) elektronikus bélyegzővel vagy aláírással, valamint időbélyegzővel kell hitelesíteni.

Ha ezek a feltételek nem teljesülnek, a szkennelt példány munkapéldány: kereséshez és munkához hasznos, de a papír eredetit meg kell őrizni.

Ha a számla e-mailben érkezik: egy egyszerű rend

A legtöbb hiba elkerülhető néhány állandó lépéssel. Legyen egy cím, ahová a szállítók a számlákat küldik, és ne a munkatársak személyes postafiókja. A mellékletet mentse el változatlanul: ne nyissa meg és mentse újra egy másik programmal, mert a fájl akkor már nem azonos a beérkezettel. Ha a levélben XML is érkezett, azt is tartsa meg a PDF mellett. Rögzítse a számla sorszámát, a kiállítót és a beérkezés napját, és kapcsolja a számlát a könyveléshez. Végül gondoskodjon róla, hogy a tárolás helyéről ne lehessen véletlenül törölni, és hogy legyen mentés vagy export, amely egy szolgáltatóváltást is túlél.

Gyakori hibák

• A PDF kinyomtatása és a fájl törlése. Az elektronikus számla csak elektronikusan őrizhető meg.
• A postafiók mint archívum. A levelezés nem védi a fájlt a törlés ellen, a postafiók mérete miatt pedig előbb-utóbb valaki takarítani kezd.
• Átnevezett, újramentett fájlok. Ha egy program újramenti a PDF-et, a fájl már nem azonos a beérkezettel.
• Csak a PDF-nézet megőrzése. Ha az XML is megérkezett, azt is meg kell tartani.
• Bárki törölhet. Ha egy megosztott mappában mindenki törölhet, a megőrzés a szerencsén múlik.
• Nincs mentés vagy export. Nyolc év alatt szoftver, szolgáltató és munkatárs is változhat; a számláknak ezt túl kell élniük.

Mi várható

Az uniós ViDA-csomag nyomán a NAV és a Nemzetgazdasági Minisztérium koncepciója a belföldi vállalkozások közötti kötelező e-számlázás bevezetésével számol, amelyben a számla hiteles tartalma az XML lenne. A koncepció még nem végleges, és időpontot sem rögzít, de az irány egyértelmű: az XML megőrzése egyre fontosabb lesz.

Ellenőrzőlista

1. Minden elektronikusan kapott számla eredeti fájlja megvan, a PDF és ha van, az XML is.
2. A fájlok egy helyen vannak, nem a munkatársak postafiókjaiban.
3. A megőrzés legalább nyolc évre szól, és a fájlok ennyi idő után is megnyithatók.
4. Kimutatható, hogy a fájl nem változott (lenyomat, napló).
5. Törölni csak kevesen tudnak, és minden törlés nyomon követhető.
6. A papírszámlák eredetije megvan, vagy hiteles elektronikus másolat készült róluk.
7. Az egész állomány exportálható, ha szolgáltatót vált.