Adatkezelési tájékoztató

Hatályos: a jogi felülvizsgálat lezárását követően közzétett naptól · Verzió: 1.0 tervezet

Tervezet. Ez a szöveg jogi felülvizsgálat alatt áll, és a szolgáltatás indulása előtt véglegesítjük.

1. Az adatkezelő

Cégnév: DG-Star Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság
Székhely: 2045 Törökbálint, Kastély utca 3/A
Cégjegyzékszám: 13-09-205295
Adószám: 27920901-2-13
Képviselő: Dános Gábor
Adatvédelmi kapcsolattartó: adatvedelem@doxy.hu

A társaság (a továbbiakban: társaság vagy Doxy) adatvédelmi tisztviselő kijelölésére a GDPR 37. cikke alapján nem köteles, és adatvédelmi tisztviselőt nem jelölt ki. Adatvédelmi kérdéseivel a fenti címen fordulhat hozzánk.

2. Két szerep: adatkezelő és adatfeldolgozó

A weboldal látogatóinak, a bemutatót kérőknek és a Doxy szolgáltatás felhasználóinak (az előfizető iroda munkatársainak) adatai tekintetében a társaság adatkezelő; ezekről szól ez a tájékoztató.

Az előfizető iroda által a szolgáltatásba feltöltött vagy e-mailben továbbított iratok és a bennük szereplő személyes adatok tekintetében az iroda az adatkezelő, a társaság adatfeldolgozó: az adatokat kizárólag az iroda utasításai szerint, az adatfeldolgozási szerződés alapján kezeli, saját célra nem használja fel, és mesterségesintelligencia-modellek tanítására nem használja.

Ha Ön egy iroda ügyfele, vagy az adata egy irodánál kezelt iratban szerepel: az adatkezelésről az iroda ad tájékoztatást, és jogait az irodánál gyakorolhatja. Ha megkeresését hozzánk küldi, azt indokolatlan késedelem nélkül továbbítjuk az irodának, erről Önt tájékoztatjuk, és az iroda utasítására segítünk a kérelem teljesítésében.

3. Kezelt adatok, célok, jogalapok, időtartam

Adatkör	Cél	Jogalap	Időtartam
Weboldal-látogatás és a szolgáltatás használata: IP-cím, a kérés időpontja és útvonala, a böngésző technikai adatai (a tárhelyszolgáltató kiszolgálói naplójában, bejelentkezett használat esetén az adatbázis-szolgáltató kérésnaplójában is). Látogatottsági statisztika csak hozzájárulással készül (következő sor).	a weboldal kiszolgálása, biztonsága, hibák elhárítása	jogos érdek (GDPR 6. cikk (1) f)): a weboldal biztonságos üzemeltetése	a tárhelyszolgáltató (Vercel) futásidejű naplójában jelenleg legfeljebb 1 óra, az adatbázis-szolgáltató (Supabase) kérésnaplójában jelenleg legfeljebb 1 nap; ezek a szolgáltatók jelenlegi díjcsomagjához tartozó, általuk meghatározott idők, amelyek díjcsomagváltás esetén sem haladják meg a 30 napot. A társaság a naplókról külön másolatot nem őriz.
A nyilvános weboldal látogatottsági statisztikája, csak a süti-sávon adott hozzájárulás után: a megtekintett oldalak, a hivatkozó oldal, az eszköz és a böngésző típusa, az ország, valamint a „Demó foglalása” és az „Ingyenes kezdés” gomb megnyomása. Süti nélkül, a látogató azonosítása nélkül, összesítve (Vercel Web Analytics).	a weboldal látogatottságának és az érdeklődés forrásainak mérése	hozzájárulás (GDPR 6. cikk (1) a)), amely a lábléc „Süti-beállítások” gombjával bármikor visszavonható	a tárhelyszolgáltató (Vercel) által meghatározott ideig, kizárólag összesített formában
Bemutatókérés: név, az iroda neve, e-mail-cím, telefonszám (ha megadta), ügyfélszám-sáv, üzenet, valamint az IP-cím visszafejthetetlen lenyomata (hash)	a bemutató egyeztetése, a megkeresés megválaszolása; a lenyomat célja a tömeges, visszaélésszerű beküldés kiszűrése	szerződéskötést megelőző lépések az érintett kérésére (6. cikk (1) b)); a visszaélés-megelőzés: jogos érdek (6. cikk (1) f))	a megkeresés lezárását követő 12 hónap, vagy az Ön törlési kérelméig, ha az korábbi; ha a megkeresésből szerződés jön létre, a szerződéses adatokra irányadó ideig
Felhasználói fiók: név, e-mail-cím, jelszó (kizárólag hash formájában), szerepkör, az iroda, az elérhető ügyfelek köre, a kétlépcsős azonosítás titka és állapota, helyreállító kódjai (kizárólag hash formájában), a kétlépcsős azonosításra emlékeztető értesítés állapota (az adatbázisban, nem sütiben), a legutóbbi belépés módja, a meghívó adatai	a szolgáltatás nyújtása, azonosítás, hozzáférés-kezelés	szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)), illetve – az iroda munkatársai esetén – a társaság és az iroda jogos érdeke a szerződés teljesítéséhez (6. cikk (1) f))	a fiók megszüntetéséig; az előfizetés megszűnése esetén a megszűnést követő 30 napos exportidőszak és az azt követő 30 napos törlési időszak végéig
Bejelentkezés Google-fiókkal (ha Ön ezt a módot választja): a Google-tól kapott név, e-mail-cím, Google-fiókazonosító és – ha a Google átadja – a profilkép hivatkozása	azonosítás jelszó nélkül	szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)); a belépési mód választása önkéntes	a felhasználói fiók adataival azonos ideig
Az ÁSZF és az adatfeldolgozási szerződés elfogadása: az elfogadás időpontja, az elfogadott dokumentumok verziója, az elfogadás módja (regisztráció e-mail-címmel vagy Google-fiókkal, irodalétrehozás vagy meghívó) és az IP-cím	a szerződés létrejöttének és az elfogadott szöveg verziójának igazolása	jogos érdek (6. cikk (1) f)): a szerződéskötés bizonyíthatósága	a felhasználói fiók megszüntetéséig (a bejegyzés a fiókkal együtt törlődik); addig nem módosítható és nem törölhető
Az e-mail-cím megerősítése: a címre küldött hatjegyű, egyszer használatos kód (kizárólag visszafejthetetlen lenyomat, hash formájában), a kód kiküldésének és lejáratának időpontja, a hibás próbálkozások száma, valamint a megerősítés időpontja és módja (kód, Google-fiók vagy meghívó)	annak igazolása, hogy az e-mail-cím a fiók használójáé, mielőtt a fiókból másoknak szóló levél (munkatársi meghívó) indulhat; a próbálkozások számlálása a kód kitalálásának megakadályozására	szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)); a visszaélés-megelőzés: jogos érdek (6. cikk (1) f))	a kód 15 percig érvényes; a kódok lenyomata és a megerősítés ténye a felhasználói fiók megszüntetéséig, a fiókkal együtt törlődik
Az iroda bemutatkozó válaszai a bevezetés során (mindegyik önkéntes, kihagyható): az iroda ügyfélszámának sávja, a havonta érkező nem bizonylat jellegű iratok becsült számának sávja, az iratok keresésével és rendezésével töltött heti idő sávja, az ügyféliratok jelenlegi tárolási helyei, valamint az, hogy honnan hallott a Doxyról; a választ rögzítő felhasználó azonosítója. A válaszok az irodára vonatkoznak, ügyféliratot vagy ügyféladatot nem tartalmaznak.	termékfejlesztés, az árazás kialakítása és az ügyféltámogatás (például az átállás segítése annak ismeretében, hol vannak most az iratok); a válaszokat az iroda tulajdonosa és adminisztrátorai látják, a társaság összesítve elemzi	jogos érdek (6. cikk (1) f)): a szolgáltatás fejlesztése és az irodák igényeihez igazítása; a válaszadás önkéntes, a válasz bármikor törölhető a társaságnak küldött kéréssel	az iroda előfizetésének megszűnéséig, az irodai adatokkal együtt törlődik; összesített, irodához nem köthető formában ezt követően is
Munkamenetek: a bejelentkezés és az utolsó frissítés időpontja, az IP-cím és a böngésző típusa, amelyet a hitelesítési szolgáltatás a bejelentkezett munkamenethez rögzít	a bejelentkezett állapot fenntartása, a munkamenetek biztonsága	szerződés teljesítése (6. cikk (1) b)); jogos érdek (6. cikk (1) f)): a fiók biztonsága	a kijelentkezésig vagy a munkamenet lejártáig, legkésőbb a fiók megszüntetéséig
Hozzáférési napló: felhasználó, művelet (megtekintés, letöltés, export, törlés, jogosultsági változás, belépés), érintett irat vagy ügyfél, időpont, IP-cím	a bizalmas iratok hozzáférésének bizonyíthatósága, biztonsági események vizsgálata; az előfizető iroda felé szerződéses kötelezettség	jogos érdek (6. cikk (1) f)): a bizalmas iratokhoz való hozzáférés elszámoltathatósága; az iroda felé szerződés teljesítése	az előfizetés teljes tartama alatt (a napló csak bővíthető, belőle bejegyzés nem törölhető), majd az előfizetés megszűnését követő exportidőszak és törlési időszak végéig
Kérésszám-korlátozás: a korlátozás kulcsának visszafejthetetlen lenyomata (a felhasználó- vagy irodaazonosító, az e-mail-cím, illetve az IP-cím hash-e; maga az érték nem kerül tárolásra) és a kérés időpontja a regisztrációnál, a bejelentkezésnél, a jelszó-visszaállításnál, a feltöltésnél, a bemutatókérésnél és a kérdezésnél	visszaélések és túlterhelés megelőzése	jogos érdek (6. cikk (1) f)): a szolgáltatás biztonsága	a korlátozás időablaka legfeljebb 60 perc; a lejárt bejegyzést a rendszer akkor törli, amikor ugyanaz a kulcs legközelebb ellenőrzésre kerül. Az a lenyomat, amelyhez több kérés nem érkezik, az adatbázisban marad; személyt önmagában nem azonosít
Használati adatok: a feltett kérdések és a válaszok az iroda irattárában; irodánként összesített használati számlálók (iratok, oldalak, kérdések száma, modellköltség)	a kérdés-válasz funkció működése és előzménye; a méltányos használati keret és a díjsáv megállapítása	szerződés teljesítése; az összesített számlálók tekintetében jogos érdek (a szolgáltatás költségeinek követése)	a kérdések és válaszok az irattár részeként az előfizetés megszűnését követő törlésig; az összesített számlálók személyes adatot nem tartalmaznak
Számlázási adatok: az iroda számlázási neve, adószáma, címe, a kapcsolattartó e-mail-címe, az előfizetés és a fizetés állapota, a fizetési szolgáltató azonosítói (a kártyaadatot a fizetési szolgáltató kezeli, a társaság nem látja)	számlázás, díjbeszedés, előfizetés-kezelés	szerződés teljesítése; jogi kötelezettség (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §, az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény)	a számviteli bizonylatok és a hozzájuk tartozó adatok: 8 év; az előfizetés egyéb adatai az előfizetés megszűnését követő törlésig
Tranzakciós e-mailek: címzett neve és e-mail-címe, tárgy, tartalom, kézbesítési állapot (az e-mail-cím megerősítésére szolgáló kód, jelszó-visszaállítás, meghívó, új eszközről történt bejelentkezés jelzése, a feltöltés eredményéről szóló összesítő, határidő-értesítés, díjsáv-értesítés, bemutatókérés visszaigazolása). A levelek irat szövegét nem tartalmazzák; a bejelentkezés jelzése a böngészőt, az operációs rendszert és az időpontot tartalmazza; a feltöltés összesítője csak darabszámokat és a sikertelen feldolgozások okát tartalmazza, fájlnevet nem; a határidő-értesítés az irat címét (cím híján az eredeti fájlnevet), az ügyfél nevét és a határidő napját tartalmazza.	a szolgáltatás működéséhez szükséges értesítések	szerződés teljesítése (6. cikk (1) b))	a kézbesítési szolgáltató naplójában legfeljebb 30 nap a kézbesítéstől; a társaság a levelekről külön másolatot nem őriz
Hibaesemények: hibaüzenet, hívási lánc, útvonal, iroda-, irat- és feladatazonosító, a böngésző típusa. Irat szövege, kinyert adat, név és fájlnév nem kerül a hibakövetőbe; ezeket küldés előtt szűrő távolítja el. Munkamenet-visszajátszás nincs.	hibák észlelése és elhárítása	jogos érdek (6. cikk (1) f)): a szolgáltatás megbízható működése	legfeljebb 30 nap (a hibakövető szolgáltató jelenlegi díjcsomagjának megőrzési ideje)
Levelezés: az info@doxy.hu, a support@doxy.hu és az adatvedelem@doxy.hu címre küldött levelek és az azokban megadott adatok	a megkeresés megválaszolása, támogatás, érintetti kérelmek teljesítése és igazolása	jogos érdek; érintetti kérelem esetén jogi kötelezettség (GDPR 12. cikk)	a megkeresés lezárását követő 12 hónap; az érintetti kérelmek és a rájuk adott válaszok az elszámoltathatóság érdekében 5 év

Az adatok forrása az érintett, a felhasználói fiók esetében részben az előfizető iroda (amely a munkatársát meghívja), Google-fiókkal történő belépés esetén a Google. A fiók létrehozásához és a szolgáltatás használatához a név és az e-mail-cím megadása szükséges; ezek nélkül a szolgáltatás nem vehető igénybe. A társaság az érintettekre nézve joghatással járó automatizált döntést nem hoz, és profilalkotást nem végez. Különleges kategóriájú személyes adatot a társaság adatkezelőként nem kér és nem gyűjt.

4. Címzettek és adatfeldolgozók

A társaság a szolgáltatás nyújtásához az alábbi adatfeldolgozókat veszi igénybe; a lista részletesen, a szerződő féllel, a kezelt adatok körével és a továbbítás jogalapjával az Alvállalkozók oldalon található, és az adatfeldolgozási szerződés 2. mellékletével azonos.

Supabase – adatbázis, fájltárhely, felhasználói hitelesítés; Európai Unió, Frankfurt: az adatbázis és a fájltárhely itt tárolódik; a szolgáltató EGT-n kívüli letelepedése miatt a távoli hozzáférés nem zárható ki.
Vercel – az alkalmazás és a weboldal üzemeltetése, kiszolgálói futtatás; a nyilvános weboldal látogatottsági statisztikája (Web Analytics), csak a látogató hozzájárulásával; kiszolgálói futtatás az Európai Unióban, Frankfurt (fra1); az alkalmazás fordítása (build) az Amerikai Egyesült Államokban fut, és kizárólag forráskódot érint, ügyféladatot nem.
Anthropic – nyelvi modell: típusfelismerés, adatkinyerés, kérdés-válasz; Amerikai Egyesült Államok.
OpenAI – beágyazási modell a jelentés alapú kereséshez; Amerikai Egyesült Államok.
Inngest – háttérfeladatok ütemezése és újrapróbálása; Amerikai Egyesült Államok.
Resend – tranzakciós e-mailek kézbesítése (az e-mail-cím megerősítésére szolgáló egyszer használatos kód, jelszó-visszaállítás, meghívó, új eszközről történt bejelentkezés jelzése, a feltöltés eredményéről szóló összesítő, határidő-értesítés, díjsáv-értesítés, bemutatókérés); Amerikai Egyesült Államok.
Sentry – hibakövetés; Európai Unió, Németország (EU-s adatrégió); a szolgáltató letelepedése miatt a távoli hozzáférés nem zárható ki.
Stripe – az előfizetési díj beszedése, előfizetés- és számlakezelés; Európai Unió (Írország) és Amerikai Egyesült Államok (Stripe, LLC).

A szkennelt iratok szövegfelismerése (OCR) a társaság saját kiszolgálói folyamatában fut, külső szolgáltató nélkül. A weboldal betűtípusait a társaság saját tárhelyéről szolgálja ki; a weboldal hirdetési vagy közösségi beépülőt nem tölt be, látogatottsági statisztikát pedig csak hozzájárulással, a tárhelyszolgáltató (Vercel) saját, süti nélküli mérőeszközével készít.

Google (bejelentkezés Google-fiókkal). Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Írország); a technikai szolgáltatásban közreműködik a Google LLC (USA). Szerepe: választható bejelentkezési mód: azonosítószolgáltató azoknak a felhasználóknak, akik a Google-fiókjukkal lépnek be. a Google a bejelentkezés tényéről és időpontjáról értesül; a Doxy a Google-tól a felhasználó nevét, e-mail-címét és Google-fiókazonosítóját kapja meg. Irat, kinyert adat vagy ügyféladat a Google-hoz nem kerül. A Google ebben a körben önálló adatkezelő a saját fiókkezelése tekintetében; nem adatfeldolgozó és nem alvállalkozó. Aki nem ezt a belépési módot választja, annak adata a Google-hoz nem kerül. A Google adatkezeléséről a saját tájékoztatója szól: https://policies.google.com/privacy.

A fizetési szolgáltató (Stripe) a fizetés lebonyolításával összefüggő egyes célokra – csalásmegelőzés, a rá vonatkozó pénzügyi jogszabályok teljesítése – önálló adatkezelőként is kezel adatot; a fizetés a Stripe saját oldalán történik.

Hatóság vagy bíróság jogszabályon alapuló megkeresésére a társaság a kötelező körben adatot ad át; erről az érintettet – és ha a megkeresés irodai iratot érint, az irodát – tájékoztatja, ha a jog nem tiltja. A társaság személyes adatot nem értékesít, és marketingcélra harmadik félnek nem ad át.

5. Adattovábbítás harmadik országba

Az iratok tárolása, az adatbázis és a kiszolgálói futtatás az Európai Unióban (Frankfurt) van. Egyes adatfeldolgozók az Amerikai Egyesült Államokban működnek: a nyelvi modell szolgáltatója (Anthropic), a beágyazási modell szolgáltatója (OpenAI), a háttérfeladat-ütemező (Inngest, amely kizárólag azonosítókat és feldolgozási állapotot kap) és az e-mail-kézbesítő (Resend). Az oda irányuló továbbítás jogalapja szolgáltatónként az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (EU–USA adatvédelmi keret) az abban tanúsított szolgáltatóknál, illetve az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC) az adott szolgáltatóval kötött adatfeldolgozási megállapodásban; a részletek az Alvállalkozók oldalon. A garanciák másolata az adatvedelem@doxy.hu címen kérhető. A társaság nem állítja, hogy minden feldolgozás az Európai Unióban történik; a pontos leírás a Biztonság és e-archiválás oldalon olvasható.

6. Adatbiztonság és adatvédelmi incidens

Titkosított átvitel; privát tárhely, rövid életű aláírt hivatkozások; irodánkénti elkülönítés az adatbázisban soronkénti hozzáférés-vezérléssel; a jelszavak kizárólag hash formájában; kétlépcsős azonosítás, amely minden felhasználó számára elérhető és ajánlott, és amelyet az iroda tulajdonosa vagy adminisztrátora az egész irodára kötelezővé tehet; csak bővíthető hozzáférési napló; nincs automatikus törlés; az iratok szövege nem kerül naplóba, hibakövetőbe vagy háttérfeladat-üzenetbe. A részletes intézkedések az adatfeldolgozási szerződés 1. mellékletében találhatók.

Ahol a társaság az adatkezelő, az adatvédelmi incidenst a GDPR 33. cikke szerint a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelenti a felügyeleti hatóságnak, és – ahol a rendelet előírja – az érintetteket is értesíti. Ahol adatfeldolgozóként jár el, az incidensről indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb 48 órán belül értesíti az irodát mint adatkezelőt; a hatóság és az érintettek felé a bejelentés ilyenkor az irodát terheli.

7. Az Ön jogai

Hozzáférés: tájékoztatást és másolatot kérhet az Önről kezelt adatokról.
Helyesbítés: kérheti a pontatlan vagy hiányos adatok javítását.
Törlés: kérheti adatai törlését, kivéve ha az adat megőrzésére jogszabály kötelez (például számlázási adatok), vagy az adat a hozzáférési napló része, amelynek sértetlenségéhez a társaságnak és az előfizető irodának jogos érdeke fűződik.
Az adatkezelés korlátozása: kérheti, hogy az adatot a társaság a tároláson kívül ne kezelje, amíg a vitatott kérdés tisztázódik.
Adathordozhatóság: a szerződésen alapuló, automatizáltan kezelt adatait géppel olvasható formában kérheti.
Tiltakozás: a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a saját helyzetével kapcsolatos okból tiltakozhat; ilyenkor a társaság az adatot csak kényszerítő erejű jogos ok fennállása esetén kezeli tovább.

Kérelmét az adatvedelem@doxy.hu címen nyújthatja be. A társaság indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül válaszol; ez a határidő a kérelem összetettsége miatt, indokolással, legfeljebb két hónappal meghosszabbítható. A kérelem teljesítése díjmentes; a társaság a személyazonosság ellenőrzéséhez szükséges mértékben további információt kérhet. Ha az adata egy előfizető iroda irattárában szerepel, kérelmét az irodánál érvényesítheti (2. pont).

8. Panasz és jogorvoslat

Ha úgy véli, hogy adatainak kezelése sérti a GDPR-t, panaszt nyújthat be a felügyeleti hatóságnál:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
Telefon: +36 (1) 391-1400
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
Weboldal: https://naih.hu

Ezen felül bírósághoz fordulhat; a pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt is megindíthatja. Kérjük, panasz előtt keressen meg bennünket, hogy a kérdést közvetlenül rendezhessük.

9. Sütik

A weboldal két első feles sütit használ (a süti-sávon tett választás és a választott nyelv), látogatottsági statisztikát csak hozzájárulással, süti nélkül készít, és marketingeszközt nem használ; a szolgáltatás bejelentkezéskor kizárólag a működéshez szükséges munkamenet-sütiket helyez el. Részletek a Cookie-szabályzat oldalon.

10. Módosítás

A társaság a tájékoztatót az adatkezelés változásakor módosítja. Lényeges módosításról – így különösen új adatkezelési célról, új adatfeldolgozóról vagy a megőrzési idők változásáról – a felhasználókat a hatálybalépés előtt legalább 30 nappal e-mailben és a szolgáltatás felületén értesíti; a hatályos és a korábbi változatok a weboldalon elérhetők.