Adatfeldolgozási szerződés
Az előfizető iroda mint adatkezelő és a Doxy üzemeltetője mint adatfeldolgozó közötti, GDPR 28. cikk szerinti szerződés (minta). Az előfizetés része, az Általános Szerződési Feltételekkel együtt jön létre; a szögletes zárójeles helyeket papíralapú aláírás esetén a felek töltik ki.
Letöltés (HTML, Wordben megnyitható)
1. A szerződő felek
Adatkezelő: [AZ IRODA NEVE], székhely: [SZÉKHELY], cégjegyzékszám vagy nyilvántartási szám: [SZÁM], adószám: [ADÓSZÁM], képviseli: [KÉPVISELŐ] (a továbbiakban: Adatkezelő).
Adatfeldolgozó: DG-Star Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság, székhely: 2045 Törökbálint, Kastély utca 3/A, cégjegyzékszám: 13-09-205295, adószám: 27920901-2-13, képviseli: Dános Gábor, adatvédelmi kapcsolattartó: adatvedelem@doxy.hu (a továbbiakban: Adatfeldolgozó).
1.1 A jelen szerződés az Adatkezelő és az Adatfeldolgozó között a Doxy szolgáltatásra létrejött előfizetési szerződés (a továbbiakban: Főszerződés, amelynek feltételeit az Általános Szerződési Feltételek tartalmazzák) elválaszthatatlan része, és a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről szóló (EU) 2016/679 rendelet (GDPR) 28. cikke szerinti adatfeldolgozási szerződés. Elektronikus szerződéskötés esetén az Adatkezelő azonosító adatait a Doxy fiókjában megadott adatok tartalmazzák, és a jelen szerződés a Főszerződéssel együtt, annak elfogadásával jön létre.
1.2 Az Adatkezelő ügyfelei (megbízói) a jelen szerződésnek nem szerződő felei, a szolgáltatásnak nem felhasználói, és az Adatfeldolgozónak díjat nem fizetnek. Az Adatkezelő és az ügyfelei közötti jogviszonyt – ideértve a megbízás fennállását és tartalmát – az Adatfeldolgozó nem vizsgálja.
1.3 Ahol az Adatkezelő az ügyfele megbízásából maga is adatfeldolgozóként jár el, a jelen szerződést azzal kell alkalmazni, hogy az Adatfeldolgozó további adatfeldolgozó, és az Adatkezelő szavatolja, hogy az igénybevételére felhatalmazással rendelkezik.
2. A szerződés tárgya
2.1 Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő megbízásából és utasításai szerint tárolja, feldolgozza és kereshetővé teszi azokat a dokumentumokat, amelyeket az Adatkezelő a saját ügyfelei megbízásának teljesítése során a Doxy szolgáltatásba feltölt vagy az iroda Doxy-címére továbbított levelek mellékleteként fogad (a továbbiakban: Iratok), valamint az Iratokhoz kapcsolódó ügyfél-nyilvántartási adatokat.
2.2 Az Adatfeldolgozó az Iratokat és a bennük szereplő személyes adatokat a szolgáltatás nyújtásán túl semmilyen célra nem használja fel, különösen nem használja azokat saját vagy harmadik fél modelljeinek tanítására, statisztikai vagy marketingcélra, és nem adja át harmadik személynek, kivéve a 7. pont szerinti további adatfeldolgozókat és a jogszabályon alapuló kötelező adatszolgáltatást.
2.3 Az Adatfeldolgozó saját adatkezelői minőségében kezelt adatokra – az Adatkezelő regisztrációs és számlázási adataira, a felhasználói fiókok adataira, a weboldal látogatóinak adataira – a jelen szerződés nem terjed ki; ezekről az Adatkezelési tájékoztató szól.
3. Az adatkezelés jellege, célja és időtartama
3.1 Jelleg: az Iratok tárolása; szövegük kinyerése (ideértve a szkennelt iratok optikai karakterfelismerését, amely az Adatfeldolgozó saját kiszolgálói folyamatában fut); az Iratok ügyfélhez és dokumentumtípushoz rendelése; a bennük szereplő adatok (felek, dátumok, összegek, érvényesség, határidők) kinyerése; az Iratok indexelése kereséshez és kérdés-válasz funkcióhoz; a hozzáférések naplózása; az Iratok exportálása; és – kizárólag az Adatkezelő kifejezett, megerősített utasítására – törlése. Az adatkezelés elektronikus úton, részben automatizáltan történik.
3.2 Az Adatfeldolgozó az érintettekre nézve joghatással járó automatizált döntést nem hoz és profilalkotást nem végez. Az automatikus besorolás és adatkinyerés eredménye javaslat; a bizonytalan besorolást a szolgáltatás emberi döntésre félreteszi, a kérdésekre adott válasz pedig az alapjául szolgáló irat helyére hivatkozik. Az eredmény ellenőrzése az Adatkezelő feladata.
3.3 Cél: az Adatkezelő könyvelési, adótanácsadási, bérszámfejtési, jogi vagy más szakmai szolgáltatási tevékenységéhez tartozó, nem bizonylat jellegű ügyféliratok rendezett és visszakereshető tárolása.
3.4 Időtartam: a Főszerződés hatálya alatt, valamint a 9. pont szerinti visszaadási és törlési időszakban.
3.5 Utasítások: a jelen szerződés és a Főszerződés együtt az Adatkezelő kiinduló, teljes körű utasítása. A szolgáltatás felületén elvégzett műveletek – így különösen a feltöltés, az e-mail továbbítás, az iktatás jóváhagyása vagy módosítása, az Irat Kukába helyezése, visszaállítása és végleges törlése, az export, az ügyfélkilépés és a hozzáférések kezelése – az Adatkezelő dokumentált utasításának minősülnek. Ezeken túli utasítást az Adatkezelő írásban, az adatvedelem@doxy.hu címen adhat.
4. Az érintettek és a személyes adatok kategóriái
4.1 Érintettek: az Adatkezelő ügyfelei (ha természetes személyek vagy egyéni vállalkozók), az ügyfelek képviselői, tulajdonosai, munkavállalói és szerződéses partnerei; valamint bármely természetes személy, akinek adata az Iratokban szerepel.
4.2 A személyes adatok kategóriái:
- az Adatkezelő ügyfeleinek azonosító adatai: név, adószám, cégjegyzékszám vagy nyilvántartási szám, székhely, kapcsolattartói adatok;
- az Iratok teljes tartalma, ideértve minden olyan személyes adatot, amelyet az Irat maga tartalmaz, és amelyet az Adatfeldolgozó előre nem határoz meg: szerződéses adatok, hatósági határozatok és végzések tartalma, cégbírósági iratok, banki levelezés, munkaügyi iratok (munkaszerződés, bér- és jelenléti adatok), meghatalmazások, hivatalos levelezés;
- az Iratokból kinyert adatok (felek, dátumok, összegek, érvényesség, határidők), az Iratok szövegrészletei és az ezekből képzett keresőindex;
- az Iratokhoz tartozó metaadatok: fájlnév, a feltöltő vagy beküldő személye, a beérkezés módja és időpontja, a fájl kriptográfiai lenyomata, dokumentumtípus;
- a kérdés-válasz funkcióban feltett kérdések és a rájuk adott válaszok;
- az Iratokon végzett műveletek naplója: felhasználó, művelet, érintett Irat vagy ügyfél, időpont, IP-cím.
4.3 Különleges kategóriájú adatok. Az Adatfeldolgozó a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatot és a 10. cikk szerinti bűnügyi adatot nem kér és nem keres, a szolgáltatás nem ilyen adatok kezelésére készült. Mivel azonban az adatfeldolgozás tárgya az Irat teljes tartalma, nem zárható ki, hogy egy Irat ilyen adatot tartalmaz (például munkaügyi iratban egészségügyi adat). Az Adatkezelő felel azért, hogy ilyen adatot tartalmazó Iratot csak akkor tölt fel, ha annak kezelésére a GDPR 9. cikk (2) bekezdése, illetve 10. cikke szerinti feltétel fennáll, és hogy a feltöltés a megbízás teljesítéséhez szükséges. Az Adatfeldolgozó a feltöltött tartalmat e szempontból nem szűri; az ilyen adatokra az 1. melléklet szerinti intézkedéseket ugyanúgy alkalmazza, külön műveletet velük nem végez.
5. Az Adatkezelő jogai és kötelezettségei
5.1 Az Adatkezelő szavatolja, hogy az Iratok feltöltésére és kezelésére megfelelő jogalappal és – az ügyfelei vonatkozásában – megfelelő felhatalmazással rendelkezik, és hogy az Adatfeldolgozónak adott utasításai jogszerűek.
5.2 Az Adatkezelő szavatolja, hogy az érintettek felé adatkezelőként eleget tett a GDPR 13–14. cikke szerinti tájékoztatási kötelezettségének, ideértve azt is, hogy az adatok a jelen szerződés szerint és a 2. mellékletben felsorolt további adatfeldolgozók bevonásával, részben az Európai Gazdasági Térségen kívül kerülnek feldolgozásra.
5.3 Az érintettek megkereséseiért és jogaik érvényesítéséért az Adatkezelő felel; az Adatfeldolgozó a 6.5 pont szerint segíti.
5.4 Az Adatkezelő köteles a felhasználói fiókok hozzáférését naprakészen tartani, a kilépő munkatársak hozzáférését haladéktalanul megszüntetni, és a hozzáférési adatok bizalmas kezeléséről gondoskodni. A kétlépcsős azonosítás minden felhasználó számára elérhető és ajánlott; az Adatkezelő tulajdonosi jogosultságú felhasználója az egész irodára kötelezővé teheti. Az Adatfeldolgozó azt javasolja, hogy az Adatkezelő éljen ezzel a lehetőséggel; ha nem teszi, az ebből eredő kockázatot az Adatkezelő viseli.
5.5 Az Adatkezelő jogosult az utasításait módosítani, és jogosult a 6.8 pont szerinti ellenőrzésre.
6. Az Adatfeldolgozó kötelezettségei
6.1 Utasítás szerinti adatkezelés. Az Adatfeldolgozó a személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő dokumentált utasításai alapján kezeli, ideértve a harmadik országba történő továbbítást is, kivéve ha az adatkezelést uniós vagy tagállami jog írja elő; ilyen esetben az adatkezelést megelőzően tájékoztatja az Adatkezelőt, kivéve ha a tájékoztatást a jog fontos közérdekből tiltja. Ha az Adatfeldolgozó megítélése szerint egy utasítás sérti a GDPR-t vagy más adatvédelmi jogszabályt, erről az Adatkezelőt haladéktalanul tájékoztatja, és az utasítás teljesítését a válaszig felfüggesztheti.
6.2 Titoktartás. Az Adatfeldolgozó biztosítja, hogy a személyes adatokhoz hozzáférő személyek titoktartási kötelezettséget vállaltak vagy jogszabályon alapuló titoktartási kötelezettség alatt állnak, és a hozzáférést a szükséges ismeret elve szerint korlátozza. Az Adatfeldolgozó munkatársai az Iratok tartalmához kizárólag hibaelhárítás vagy az Adatkezelő kifejezett kérése miatt, a szükséges mértékben férnek hozzá. A titoktartási kötelezettség a szerződés megszűnése után is fennmarad.
6.3 Adatbiztonság. Az Adatfeldolgozó a GDPR 32. cikke szerinti, a kockázat mértékének megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazza; ezeket az 1. melléklet írja le. Az intézkedéseket az Adatfeldolgozó a védelem szintjének csökkentése nélkül módosíthatja.
6.4 További adatfeldolgozók. Az Adatfeldolgozó további adatfeldolgozót a 7. pont szerint vesz igénybe.
6.5 Segítségnyújtás az érintetti jogokhoz. Az Adatfeldolgozó megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel segíti az Adatkezelőt az érintetti kérelmek teljesítésében: a szolgáltatás felülete a keresést, a hozzáférést, a helyesbítést és a gépi formátumú kiadást (export) az Adatkezelő számára önállóan biztosítja; a törlés az Adatkezelő utasítására, a 9. pont szerint történik. Ha érintetti megkeresés közvetlenül az Adatfeldolgozóhoz érkezik, azt érdemben nem válaszolja meg, hanem indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb öt munkanapon belül továbbítja az Adatkezelőnek, és erről az érintettet tájékoztatja.
6.6 Segítségnyújtás a további kötelezettségekhez. Az Adatfeldolgozó az adatkezelés jellegét és a rendelkezésére álló információkat figyelembe véve segíti az Adatkezelőt a GDPR 32–36. cikke szerinti kötelezettségek (adatbiztonság, incidenskezelés és bejelentés, adatvédelmi hatásvizsgálat, előzetes konzultáció) teljesítésében.
6.7 Nyilvántartás. Az Adatfeldolgozó a GDPR 30. cikk (2) bekezdése szerinti nyilvántartást vezet az Adatkezelő nevében végzett adatkezelési tevékenységekről.
6.8 Ellenőrzés (audit). Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő rendelkezésére bocsátja a jelen szerződésben és a GDPR 28. cikkében foglalt kötelezettségek teljesítésének igazolásához szükséges információkat, és lehetővé teszi az Adatkezelő vagy az általa megbízott – az Adatfeldolgozóval versenyhelyzetben nem álló, titoktartásra kötelezett – ellenőr által végzett ellenőrzést. Az ellenőrzést az Adatkezelő legalább 30 nappal korábbi írásbeli értesítéssel, munkaidőben, naptári évenként legfeljebb egy alkalommal, az üzletmenet ésszerű zavarása nélkül kezdeményezheti; adatvédelmi incidenst vagy felügyeleti hatósági eljárást követően e korlátokon kívül is. Az ellenőrzés nem terjedhet ki más előfizetők adataira. Az ellenőrzés költségét az Adatkezelő viseli, kivéve ha az ellenőrzés az Adatfeldolgozó lényeges szerződésszegését tárja fel. Az Adatfeldolgozó az ellenőrzési kötelezettségét a további adatfeldolgozóktól beszerzett tanúsítványok és jelentések átadásával is teljesítheti, ha azok az adott kérdést érdemben megválaszolják.
7. Igénybe vett további adatfeldolgozók
7.1 Az Adatkezelő általános írásbeli felhatalmazást ad az Adatfeldolgozónak a 2. mellékletben felsorolt további adatfeldolgozók igénybevételére. A mindenkori lista a szolgáltató weboldalának Alvállalkozók oldalán nyilvános, és a 2. melléklettel azonos.
7.2 Az Adatfeldolgozó a lista tervezett változásáról (új további adatfeldolgozó bevonása vagy meglévő cseréje) a változás hatálybalépése előtt legalább 30 nappal e-mailben tájékoztatja az Adatkezelőt, megjelölve az új szolgáltatót, a szerepét, a kezelt adatok körét, az adatkezelés helyét és a továbbítás jogalapját.
7.3 Az Adatkezelő a tájékoztatás kézhezvételétől számított 15 napon belül, írásban, indokolással kifogást emelhet. A kifogás alapja az lehet, hogy az új szolgáltató bevonása az Adatkezelő megítélése szerint az adatvédelmi megfelelést veszélyezteti. Határidőben emelt kifogás hiányában a változás elfogadottnak minősül.
7.4 Kifogás esetén a felek jóhiszeműen egyeztetnek, és az Adatfeldolgozó megvizsgálja, hogy a szolgáltatás az Adatkezelő számára az új szolgáltató nélkül vagy más megoldással nyújtható-e. Ha a változás hatálybalépéséig megoldás nem születik, az Adatkezelő a Főszerződést a változás hatálybalépésének napjára, jogkövetkezmény nélkül felmondhatja; az Adatfeldolgozó az előre megfizetett díj időarányos, fel nem használt részét visszatéríti, és az adatok visszaadására és törlésére a 9. pont irányadó. A felmondásig az új szolgáltató az Adatkezelő adatait nem kezelheti, kivéve ha a változás elháríthatatlan okból (például a korábbi szolgáltató megszűnése vagy súlyos biztonsági kockázat) azonnal szükséges; erről az Adatfeldolgozó haladéktalanul tájékoztat.
7.5 Az Adatfeldolgozó a további adatfeldolgozókra szerződésben ugyanazokat az adatvédelmi kötelezettségeket telepíti, mint amelyek őt a jelen szerződés alapján terhelik, és a további adatfeldolgozó kötelezettségeinek teljesítéséért az Adatkezelővel szemben teljes felelősséggel tartozik.
7.6 Harmadik országba irányuló továbbítás. Az Európai Gazdasági Térségen kívülre irányuló továbbítás jogalapja a 2. mellékletben szolgáltatónként megjelölt eszköz: az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (EU–USA adatvédelmi keret) az abban tanúsított szolgáltatóknál, illetve az Európai Bizottság (EU) 2021/914 végrehajtási határozata szerinti általános szerződési feltételek (SCC) az adott szolgáltatóval kötött adatfeldolgozási megállapodásban. Az Adatkezelő a jelen szerződéssel utasítja az Adatfeldolgozót e továbbításokra.
7.7 Az Adatfeldolgozó nem állítja, hogy minden feldolgozás az Európai Unióban történik: az Iratok tárolása, az adatbázis és a kiszolgálói futtatás az Európai Unióban (Frankfurt) van; a nyelvi modell hívásai az Anthropic, a beágyazási hívások az OpenAI Amerikai Egyesült Államokban működő szolgáltatásához irányulnak; a háttérfeladat-ütemező (Inngest) az Európai Unión kívül fut, és kizárólag azonosítókat és feldolgozási állapotot kap.
7.8 Nem további adatfeldolgozó: A szkennelt iratok szövegfelismerése (OCR) a saját kiszolgálói folyamatunkban fut, nem külső szolgáltatónál. Google (bejelentkezés Google-fiókkal): választható bejelentkezési mód: azonosítószolgáltató azoknak a felhasználóknak, akik a Google-fiókjukkal lépnek be; önálló adatkezelő a saját fiókkezelése tekintetében; nem adatfeldolgozó és nem alvállalkozó. Aki nem ezt a belépési módot választja, annak adata a Google-hoz nem kerül.
8. Adatvédelmi incidens
8.1 Az Adatfeldolgozó a tudomására jutott, az Adatkezelő adatait érintő adatvédelmi incidensről indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb a tudomásszerzéstől számított 48 órán belül értesíti az Adatkezelőt a fiókjában megadott tulajdonosi e-mail-címen, hogy az Adatkezelő a GDPR 33. cikke szerinti 72 órás bejelentési határidőt meg tudja tartani.
8.2 Az értesítés tartalmazza a rendelkezésre álló mértékben: az incidens jellegét, az érintettek és az érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát, a valószínű következményeket, a megtett és a tervezett intézkedéseket, valamint a kapcsolattartó elérhetőségét. Ha az információk nem állnak egyszerre rendelkezésre, az Adatfeldolgozó azokat további indokolatlan késedelem nélkül, részletekben adja meg.
8.3 Az Adatfeldolgozó haladéktalanul intézkedik az incidens elhárítására és hatásainak enyhítésére, az incidenst és a megtett intézkedéseket dokumentálja, és együttműködik az Adatkezelővel a felügyeleti hatóság és az érintettek tájékoztatásában. A felügyeleti hatóság és az érintettek felé történő bejelentés az Adatkezelőt terheli; az Adatfeldolgozó az Adatkezelő nevében ilyen bejelentést az Adatkezelő kérése nélkül nem tesz.
8.4 Az incidensről szóló értesítés nem minősül a felelősség elismerésének.
9. Az adatok visszaadása és törlése
9.1 Export a szerződés hatálya alatt. Az Adatkezelő a Főszerződés hatálya alatt bármikor, díjmentesen exportálhatja egy ügyfele vagy az iroda teljes irattárát az eredeti fájlokkal, mappaszerkezetben, metaadatokkal és naplókivonattal. Az export díjfizetési késedelem vagy a szolgáltatás korlátozása idején is elérhető.
9.2 Nincs automatikus törlés. Az Adatfeldolgozó a szolgáltatásban Iratot magától nem töröl: törlést csak az Adatkezelő erre jogosult felhasználója indíthat (9.3 pont), díjfizetési késedelem nem vezet törléshez, és ütemezett feladat kizárólag olyan törlést fejez be, amelyet a felhasználó indított (a Kukába helyezett Irat 30 nap utáni végleges törlése, 9.3 pont (a)). Az Irat addig marad a szolgáltatásban, amíg az Adatkezelő nem törli. A szolgáltatás megőrzési időt nem számít és nem jelez; a megőrzési kötelezettség megítélése és teljesítése az Adatkezelőt terheli.
9.3 Törlés a szerződés hatálya alatt. Iratok törlésére a szolgáltatásban két mód van, mindkettőt az Adatkezelő erre jogosult felhasználója indítja: (a) egyes Irat törlése: az Irat a Kukába kerül, ahonnan 30 napig visszaállítható, ezt követően a szolgáltatás véglegesen törli, vagy a felhasználó a Kukából korábban véglegesen törli; (b) az ügyfélkilépés: az érintett ügyfél teljes exportjának elkészülte után, az ügyfél nevének begépelésével megerősítve a felhasználó elrendeli az ügyfél Iratainak végleges törlését. A végleges törlés visszafordíthatatlan; a szolgáltatás naplózza, hogy mi és mikor törlődött, és az ügyfélkilépésről igazolást ad.
9.4 Visszaadás a megszűnés után. A Főszerződés bármely okból történő megszűnését követő 30 napig az Adatkezelő tulajdonosi és adminisztrátori jogosultságú felhasználói továbbra is beléphetnek, és az irattárat a 9.1 pont szerint exportálhatják; ebben az időszakban új Irat feltöltésére nincs lehetőség. Az Adatkezelő kérésére az Adatfeldolgozó az exportot maga készíti el és adja át.
9.5 Törlés a megszűnés után. A 9.4 pont szerinti időszak leteltét követő további 30 napon belül az Adatfeldolgozó az Adatkezelő valamennyi Iratát, az azokból kinyert adatokat, a keresőindexet, az ügyfél-nyilvántartást és a hozzáférési naplót az éles rendszerekből véglegesen törli, és a további adatfeldolgozóknál is gondoskodik a törlésről. A biztonsági mentésekből az adatok a mentések rendes forgási ciklusa szerint kerülnek ki; addig az Adatfeldolgozó a mentésben lévő adatot nem használja fel, és csak a rendszer helyreállítása céljából állíthatja vissza, a törlés megismétlésével. Az Adatkezelő írásbeli kérésére az Adatfeldolgozó a törlést a 9.4 pont szerinti időszak letelte előtt is elvégzi. A törlés megtörténtét az Adatfeldolgozó kérésre írásban igazolja.
9.6 Kivétel. A törlési kötelezettség nem terjed ki azokra az adatokra, amelyek tárolását uniós vagy tagállami jog az Adatfeldolgozó számára előírja (így különösen a kiállított számlákra és a hozzájuk tartozó számlázási adatokra, amelyeket az Adatfeldolgozó saját adatkezelőként, a számviteli szabályok szerint őriz meg).
10. Felelősség
10.1 Az Adatfeldolgozó a GDPR 82. cikke szerint felel az adatfeldolgozásból eredő kárért, ha nem tartotta be a GDPR-ban kifejezetten az adatfeldolgozókra előírt kötelezettségeket, vagy ha az Adatkezelő jogszerű utasításait figyelmen kívül hagyva vagy azokkal ellentétesen járt el.
10.2 Az Adatkezelő felel az általa meghatározott adatkezelési célok és az általa adott utasítások jogszerűségéért, az érintettek tájékoztatásáért, valamint az 5. pontban vállalt szavatosságokért.
10.3 A felek egymással szembeni felelősségére egyebekben a Főszerződés (Általános Szerződési Feltételek 14. pont) felelősségkorlátozása irányadó: az Adatfeldolgozó felelőssége a káreseményt megelőző tizenkét hónapban az Adatkezelő által ténylegesen megfizetett díj összegéig terjed. A korlátozás nem vonatkozik a szándékosan okozott, továbbá az emberi életet, testi épséget vagy egészséget megkárosító szerződésszegésért való felelősségre, és nem érinti az érintettekkel szemben a GDPR 82. cikke alapján fennálló felelősséget, sem a felügyeleti hatóság által az egyik félre a saját jogsértése miatt kiszabott bírság viselését.
10.4 Ha az egyik fél az érintettnek a másik fél felelősségi körébe tartozó kárt térített meg, a GDPR 82. cikk (5) bekezdése szerint jogosult a másik féltől a felelősségének megfelelő részt visszakövetelni.
11. Időbeli hatály és megszűnés
11.1 A jelen szerződés a Főszerződéssel együtt lép hatályba, és annak megszűnéséig, valamint a 9. pont szerinti visszaadási és törlési időszak végéig hatályos. A Főszerződés megszűnése a jelen szerződést is megszünteti azzal, hogy a 6.2 (titoktartás), a 9. (visszaadás és törlés) és a 10. (felelősség) pont a megszűnés után is fennmarad.
11.2 Az Adatkezelő a Főszerződést azonnali hatállyal felmondhatja, ha az Adatfeldolgozó a jelen szerződés lényeges kötelezettségét súlyosan megszegi, és a szerződésszegést az Adatkezelő írásbeli felszólítását követő 15 napon belül nem orvosolja.
12. Vegyes és záró rendelkezések
12.1 A jelen szerződésben nem szabályozott kérdésekben a GDPR, az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény és a magyar jog irányadó. A jelen szerződés és a Főszerződés eltérése esetén adatvédelmi kérdésben a jelen szerződés az irányadó.
12.2 Az Adatfeldolgozó a jelen szerződést a Főszerződés módosítására irányadó szabályok szerint, a hatálybalépés előtt legalább 30 nappal e-mailben közölt értesítéssel módosíthatja; a további adatfeldolgozók változására a 7. pont irányadó. A módosítás a védelem szintjét nem csökkentheti. Az Adatkezelő a módosítás hatálybalépéséig a Főszerződést felmondhatja.
12.3 Az adatfeldolgozással kapcsolatos megkeresések címe: adatvedelem@doxy.hu.
12.4 Papíralapú aláírás esetén a felek a jelen szerződést elolvasás és értelmezés után, mint akaratukkal mindenben megegyezőt, jóváhagyólag írják alá.
Kelt: [HELY], [DÁTUM]. Adatkezelő: ______________________ Adatfeldolgozó: ______________________
1. melléklet: technikai és szervezési intézkedések
- Adattárolás, adatbázis és kiszolgálói futtatás az Európai Unióban (Frankfurt); a tárhely privát, a fájlok kizárólag perceken belül lejáró, aláírt hivatkozáson keresztül érhetők el, nyilvános hivatkozás nincs.
- Irodánkénti (bérlői) elkülönítés az adatbázisban soronkénti hozzáférés-vezérléssel (row-level security) minden ügyféladatot tartalmazó táblán; automatizált tesztek ellenőrzik, hogy egy iroda nem érheti el egy másik iroda adatait.
- Titkosított adatátvitel (HTTPS, HSTS); nyugalmi titkosítás a tárhely- és adatbázis-szolgáltatónál; a jelszavakat a hitelesítési szolgáltató kizárólag hash formájában tárolja.
- Kétlépcsős azonosítás (TOTP) minden felhasználó számára elérhető és ajánlott; az iroda tulajdonosa vagy adminisztrátora az egész irodára kötelezővé teheti. Szerepkör alapú jogosultságok (tulajdonos, adminisztrátor, munkatárs), munkatársanként ügyfélre szűkíthető hozzáféréssel.
- Csak bővíthető hozzáférési napló minden megtekintésről, letöltésről, exportról, törlésről és jogosultsági változásról (felhasználó, iroda, tárgy, művelet, időpont, IP-cím); a napló jogosultsági szinten nem módosítható és nem törölhető, és ha a naplóbejegyzés nem írható meg, a művelet sem hajtódik végre.
- Nincs automatikus törlés; a törlés kizárólag emberi, naplózott művelet (egyes Irat a 30 napig visszaállítható Kukán keresztül, ügyfélkilépésnél névvel megerősítve). Automatizált teszt ellenőrzi, hogy háttérfeladatból csak a Kukába egy ember által 30 napja helyezett Irat végleges törlése érhető el.
- Minden feltöltött fájlhoz kriptográfiai lenyomat (SHA-256) készül, amely az ismétlődések kiszűrését és a sértetlenség ellenőrzését szolgálja.
- Kérésszám-korlátozás irodánként a feltöltésen, az e-mailben érkező iratokon, a bejelentkezésen, a jelszó-visszaállításon és a kérdezésen.
- Az Iratok szövege, a kinyert adatok és a nevek nem kerülnek naplóba, hibakövető rendszerbe vagy háttérfeladat-üzenetbe; a háttérfeladatok kizárólag azonosítókat hordoznak, a hibakövetőbe küldött eseményeket küldés előtt szűrő tisztítja.
- A dokumentumtartalom a nyelvi modell számára adatként, nem utasításként kerül átadásra; automatizált teszt ellenőrzi, hogy egy Iratba írt utasítás nem változtatja meg a besorolást vagy a választ. A modellnek csak az adott feladathoz szükséges oldalak kerülnek átadásra.
- A szkennelt Iratok szövegfelismerése (OCR) az Adatfeldolgozó saját kiszolgálói folyamatában fut, külső szolgáltató bevonása nélkül.
- A kiszolgálói kulcsok és titkok kizárólag kiszolgálói környezeti változóban vannak, a böngészőbe nem kerülnek; a forráskód titkot nem tartalmaz.
2. melléklet: további adatfeldolgozók
| Szolgáltató | Szerep | Adatok | Hely | A továbbítás jogalapja |
|---|---|---|---|---|
| Supabase Supabase Pte. Ltd. (65 Chulia Street #38-02/03, OCBC Centre, Szingapúr 049513), a Supabase, Inc. (USA) cégcsoport tagja | adatbázis, fájltárhely, felhasználói hitelesítés | minden adatbázisrekord és minden feltöltött irat, valamint a felhasználói fiókok hitelesítési adatai; a tárhely privát, a fájlok kizárólag rövid életű, aláírt hivatkozáson keresztül érhetők el | Európai Unió, Frankfurt: az adatbázis és a fájltárhely itt tárolódik; a szolgáltató EGT-n kívüli letelepedése miatt a távoli hozzáférés nem zárható ki | adatfeldolgozási megállapodás; az Európai Bizottság (EU) 2021/914 végrehajtási határozata szerinti általános szerződési feltételek (SCC) |
| Vercel Vercel Inc. (440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA) | az alkalmazás és a weboldal üzemeltetése, kiszolgálói futtatás; a nyilvános weboldal látogatottsági statisztikája (Web Analytics), csak a látogató hozzájárulásával | minden beérkező kérés és válasz áthalad rajta, így a feltöltött irat is a feldolgozás idejére; iratot tartósan nem tárol; a kiszolgálói napló technikai adatokat tartalmaz (IP-cím, útvonal, időpont, böngésző típusa); a weboldal statisztikája a megtekintett oldalakat és két gomb (Demó foglalása, Ingyenes kezdés) megnyomását méri, süti nélkül, iratot és ügyféladatot nem kap | kiszolgálói futtatás az Európai Unióban, Frankfurt (fra1); az alkalmazás fordítása (build) az Amerikai Egyesült Államokban fut, és kizárólag forráskódot érint, ügyféladatot nem | adatfeldolgozási megállapodás; EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework) szerinti megfelelőségi határozat, kiegészítőleg SCC |
| Anthropic Anthropic Ireland, Limited (Írország) mint az EGT-beli ügyfelek szerződő fele; a feldolgozást az Anthropic, PBC (USA) végzi | nyelvi modell: típusfelismerés, adatkinyerés, kérdés-válasz | az adott feladathoz szükséges oldalak szövege vagy képe, kérdés-válasz esetén a kérdés és a válaszhoz felhasznált iratrészletek; a szolgáltató szerződési feltételei szerint az API-n átadott tartalmat nem használja modelltanításra | Amerikai Egyesült Államok | adatfeldolgozási megállapodás; általános szerződési feltételek (SCC) |
| OpenAI OpenAI Ireland Limited (Írország) mint az EGT-beli ügyfelek szerződő fele; a feldolgozást az OpenAI OpCo, LLC (USA) végzi | beágyazási modell a jelentés alapú kereséshez | az iratok szövegrészletei, a dokumentumtípusok megnevezése, valamint a keresés és a kérdés szövege a beágyazás idejére; a kimenet számsor, amelyet a Doxy tárol; nyelvi modellként a Doxy nem használja | Amerikai Egyesült Államok | adatfeldolgozási megállapodás; általános szerződési feltételek (SCC) |
| Inngest Inngest, Inc. (600 California Street, Suite 1200, San Francisco, CA 94109, USA) | háttérfeladatok ütemezése és újrapróbálása | kizárólag iratazonosító, irodaazonosító és feldolgozási állapot; dokumentumtartalom, kinyert adat, név vagy fájlnév soha | Amerikai Egyesült Államok | adatfeldolgozási megállapodás; általános szerződési feltételek (SCC) |
| Resend Plus Five Five, Inc. (kereskedelmi név: Resend; 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) | tranzakciós e-mailek kézbesítése (az e-mail-cím megerősítésére szolgáló egyszer használatos kód, jelszó-visszaállítás, meghívó, új eszközről történt bejelentkezés jelzése, a feltöltés eredményéről szóló összesítő, határidő-értesítés, díjsáv-értesítés, bemutatókérés) | a címzett e-mail-címe, neve és a levél tartalma; a bejelentkezés jelzése a böngészőt, az operációs rendszert és az időpontot, a határidő-értesítés az irat címét (cím híján az eredeti fájlnevet), az ügyfél nevét és a határidő napját tartalmazza, iratszöveget soha | Amerikai Egyesült Államok | adatfeldolgozási megállapodás; EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework), kiegészítőleg SCC |
| Sentry Functional Software, Inc. (kereskedelmi név: Sentry; 45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, USA) | hibakövetés | hibaesemények technikai adatai: hibaüzenet, hívási lánc, útvonal, valamint iroda-, irat- és feladatazonosító; dokumentumszöveg, kinyert adat, név és fájlnév küldés előtt szűrve; munkamenet-visszajátszás nincs | Európai Unió, Németország (EU-s adatrégió); a szolgáltató letelepedése miatt a távoli hozzáférés nem zárható ki | adatfeldolgozási megállapodás; EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework), kiegészítőleg SCC |
| Stripe Stripe Payments Europe, Limited (1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Írország) | az előfizetési díj beszedése, előfizetés- és számlakezelés | az iroda számlázási neve, adószáma, címe, a kapcsolattartó e-mail-címe és az irodaazonosító; a bankkártyaadat közvetlenül a Stripe-hoz kerül, a Doxy nem látja; ügyfélirathoz nincs hozzáférése. A Stripe a fizetési szolgáltatás egyes elemei (csalásmegelőzés, pénzmosás elleni kötelezettségek) tekintetében önálló adatkezelő | Európai Unió (Írország) és Amerikai Egyesült Államok (Stripe, LLC) | adatfeldolgozási megállapodás; EU–USA adatvédelmi keret (Data Privacy Framework), kiegészítőleg SCC |
A lista az Alvállalkozók oldallal azonos, és a kettő együtt változik.