Ha vállalkozást vezet Magyarországon, szinte biztos, hogy használ már valamilyen számlázóprogramot — a Billingót, a Számlázz.hu-t vagy egy hasonló megoldást. És ez így is van rendjén: kimenő számlát ma már senki nem állít ki kézzel.
De van egy kérdés, amit a legtöbb cégvezető ritkán tesz fel magának: mi történik a bejövő bizonylatokkal? A benzinkúti nyugtákkal, a beszállítói számlákkal, az étteremben kapott áfás blokkokkal, amelyeket az alkalmazottak hoznak? Ezek jellemzően egy cipősdobozban, egy telefon fotógalériájában vagy a könyvelőnek küldött, kaotikus e-mailekben landolnak.
Itt válik el a két teljesen különböző szoftverkategória: a számlázó és a bizonylatkezelő. Sokan összekeverik őket — pedig két különböző munkát végeznek, és a legtöbb vállalkozásnak mindkettőre szüksége van. Ebben a cikkben tisztázzuk a különbséget, és megmutatjuk, hol illeszkedik a képbe a Doxy.
A rövid válasz
A számlázóprogram (Billingo, Számlázz.hu) segít Önnek kiállítani a kimenő számlákat, amelyeket az ügyfeleinek küld.
A bizonylatkezelő (mint a Doxy) segít Önnek befogadni, rendszerezni és archiválni a bejövő bizonylatokat — nyugtákat, beszállítói számlákat, minden költségoldali dokumentumot.
Az egyik a pénz kimeneténél dolgozik. A másik a bemeneténél. Nem versenyeznek egymással — kiegészítik egymást.
Mit csinál egy számlázóprogram?
A számlázóprogram egyetlen, jól körülhatárolt feladatot lát el kiválóan: kimenő számlát állít ki, NAV-kompatibilis formában, az Online Számla rendszerbe automatikusan továbbítva.
A magyar piac vezető megoldásai — a Számlázz.hu és a Billingo — ezt teszik: díjbekérőt, számlát, sztornót kezelnek, ismétlődő számlákat automatizálnak, és gondoskodnak róla, hogy minden kimenő bizonylat megfeleljen a jogszabályi előírásoknak.
Amit viszont a számlázóprogram nem csinál:
- ×Nem dolgozza fel a bejövő beszállítói számlákat.
- ×Nem ismeri fel a papír nyugtákat, amelyeket az alkalmazottak hoznak.
- ×Nem rendszerezi automatikusan a költségoldali bizonylatokat kategória, dátum vagy összeg szerint.
- ×Nem oldja meg, hogy a könyvelője rendezetten kapja meg a hónap végi anyagot.
Ez nem hiányosság — egyszerűen nem ez a dolga. A számlázó a kimeneti oldal szakértője.
Mit csinál egy bizonylatkezelő?
Itt lép be a képbe a bizonylatkezelő program. A Doxy azt a káoszt szünteti meg, ami a bejövő oldalon keletkezik.
A működése egyszerű: az alkalmazott a telefonjával lefotózza a blokkot vagy feltölti a számlát — telepítés nélkül, böngészőből. Innen a mesterséges intelligencia átveszi a munkát: automatikusan felismeri az összeget, a dátumot és a kategóriát, kézi bevitel nélkül. Az egész körülbelül 10 másodperc.
Ami ezután történik, az teszi igazán értékessé:
- A vezető valós időben látja, ki mennyit és mire költött.
- A bizonylatok automatikusan rendszerezve állnak, kereshető formában.
- A könyvelő egyetlen kattintással letölti az összes adatot CSV vagy PDF formátumban — NAV-kész állapotban.
- Minden feltöltött dokumentum 8 évig, jogszabálynak megfelelően archiválva marad, ellenőrzésre készen.
Más szóval: a számlázó gondoskodik arról, hogy a pénz kimeneti oldala rendben legyen, a Doxy pedig arról, hogy a bemeneti oldal se vesszen el egy cipősdobozban.
Számlázó vs. bizonylatkezelő: az összehasonlítás
| Szempont | Számlázóprogram (Billingo, Számlázz.hu) | Bizonylatkezelő (Doxy) |
|---|---|---|
| Fő feladat | Kimenő számla kiállítása | Bejövő bizonylat befogadása és rendszerezése |
| Iránya | Pénz kimenete (bevétel) | Pénz bemenete (költség) |
| Bemenet | Ön beírja a számla adatait | Lefotózza vagy feltölti a bizonylatot |
| AI-felismerés | Nem jellemző | Igen — összeg, dátum, kategória automatikusan |
| Nyugták kezelése | Nem | Igen |
| Könyvelői átadás | Kimenő számlák | Teljes költségoldali anyag, egy kattintással |
| Jogszabályi archiválás | Kimenő számlákra | Minden bizonylatra, 8 évig |
Ahogy a táblázatból látszik: a két eszköz nem egymás alternatívája, hanem egymás kiegészítője. Aki a Billingót használja kimenő számlázásra, annak a Doxy adja meg a hiányzó másik felet — a bejövő bizonylatok oldalát.
„De a könyvelőm úgyis megkapja e-mailben…”
Ez a leggyakoribb ellenvetés — és pontosan ez a probléma gyökere.
Amikor a bizonylatok szétszórtan érkeznek (egy részük e-mailben, más részük fotóként, megint más részük papíron a hónap végén), a könyvelőnek manuálisan kell mindent összegyűjtenie, kiolvasnia és rögzítenie. Ez idő, ez pedig pénz — a könyvelési díjak jelentős részben a feldolgozandó tételek számától és a rendezetlenségtől függenek.
Minden elkallódott nyugta egy vissza nem igényelt áfa. Egy évben ez könnyen tízezreket vagy százezreket jelenthet.
A Doxy pontosan ezt előzi meg: minden bizonylat egy helyen, rendszerezve, a könyvelő pedig kevesebb egyeztetéssel, gyorsabban zár. Nem véletlen, hogy a Doxy partnerprogramjában sok könyvelő maga ajánlja az eszközt az ügyfeleinek — a rendezett bizonylat az ő munkájukat is megkönnyíti.
Kinek éri meg a bizonylatkezelő?
Nem minden vállalkozásnak van rá szüksége azonnal. De ha az alábbiak közül több is igaz Önre, a bizonylatkezelő gyorsan megtérül:
- Havonta több mint 10–15 bizonylatot kezel.
- Van legalább egy alkalmazott, aki költségeket generál (üzemanyag, alapanyag, reprezentáció).
- A könyvelőjének rendszeresen kell utánakérdeznie hiányzó bizonylatoknak.
- Előfordult már, hogy elveszett egy nyugta, és emiatt nem tudott áfát visszaigényelni.
Ha ez ismerős, a Doxy már az első hónapban visszahozza az árát a megspórolt időben és a visszanyert áfában.
Számlázó + bizonylatkezelő = teljes kép
A modern, hatékony vállalkozás nem választ a kettő között — mindkettőt használja:
- Számlázóprogram (Billingo vagy Számlázz.hu) a kimenő számlákhoz.
- Bizonylatkezelő (Doxy) a bejövő nyugtákhoz és beszállítói számlákhoz.
Így a pénzügyeinek mindkét oldala — a bevétel és a költség — rendezett, digitális és NAV-kész. A könyvelője pedig végre a valódi szakértői munkára koncentrálhat, nem a bizonylatok utáni nyomozásra.
Próbálja ki, mielőtt dönt
A legjobb, ha saját szemével látja, hogyan ismeri fel az AI a bizonylatait. A Doxy élő demójában regisztráció nélkül feltölthet egy nyugtát, és pillanatok alatt látja az eredményt.
Ha pedig készen áll a rendrakásra, az első 14 nap ingyenes, bankkártya nélkül — kipróbálhatja, hogyan illeszkedik a Doxy a meglévő számlázóprogramja mellé.