Mit mond a törvény?
A 2000. évi C. törvény (számviteli törvény) 169. §-a egyértelműen kimondja: minden vállalkozásnak kötelessége a számviteli bizonylatokat legalább 8 évig megőrizni. Ez nem ajánlás, hanem törvényi kötelezettség — amelynek megszegése komoly jogkövetkezményekkel járhat NAV ellenőrzés esetén.
A 8 éves határidő az adott üzleti év lezárásától számítandó. Tehát egy 2024-ben keletkezett bizonylat esetén a megőrzési kötelezettség 2032 végéig tart.
„A számviteli bizonylat megőrzéséről a kiállítástól számított legalább 8 évig kell gondoskodni."— 2000. évi C. törvény 169. §
Papír vagy digitális?
Sokan azt gondolják, hogy a bizonylatok megőrzése csak fizikai, papíralapú formában lehetséges. Ez azonban tévhit. A magyar jogszabályok — a 2016-os digitalizációs módosítások óta — teljes mértékben elismerik a digitálisan tárolt bizonylatokat, amennyiben azok:
- Sérthetetlenül, változtatás mentesen tárolódnak
- Olvasható formátumban visszakereshetők
- A keletkezési dátum és tartalom hitelesen igazolható
- NAV ellenőrzés esetén elektronikusan átadhatók
A digitális tárolás nem csupán jogszabályilag elfogadott — sok esetben megbízhatóbb a papírnál, hiszen a fizikai bizonylatok elhalványulhatnak, elveszhetnek, vagy megsérülhetnek.
Mit kell megőrizni pontosan?
A megőrzési kötelezettség nem csak a „nagy" számlákra vonatkozik. Az alábbi dokumentumtípusok mind beleesnek a 8 éves szabály hatálya alá:
- Kiállított és kapott számlák (papír és elektronikus egyaránt)
- Kasszabizonylatok, blokkos nyugták
- Szállítói és vevői bizonylatok
- Üzemanyag-tankolási bizonylatok
- Szállodai és éttermi számlák üzleti célú kiadásoknál
- Minden egyéb, könyvelésbe kerülő bizonylat
Hogyan oldható meg digitálisan?
A Doxy pontosan erre a problémára nyújt megoldást. A rendszer automatikusan archiválja az összes feltöltött bizonylatot, és garantálja a 8 éves megőrzést — jogszabálynak megfelelő formátumban, biztonságos, titkosított tárolással.
Az alkalmazottak egyszerűen lefotózzák a bizonylatot a telefonjukkal, a Doxy AI motorja felismeri az adatokat, és az archívum automatikusan frissül. NAV ellenőrzés esetén az összes bizonylat percek alatt exportálható és átadható.
A Doxy Vállalati és Prémium csomagja tartalmazza a 8 éves digitális archiválást — automatikusan, minden feltöltött bizonylatnál. Nincs teendő, nincs elfelejtett határidő.
Összefoglalás
A 8 éves megőrzési kötelezettség minden magyar vállalkozást érint, és nem teljesítése komoly kockázatot jelent. A jó hír: digitálisan ma már sokkal egyszerűbb és megbízhatóbb eleget tenni ennek a kötelezettségnek, mint papírdobozokban. A Doxy ezt teljesen automatikussá teszi — az első feltöltött bizonylattal kezdve.